Ein Vorgang steht auf „offen“. Aber seit wann wartet er, worauf wartet er und wer kann ihn weiterbearbeiten?
Der aktuelle Status beantwortet diese Fragen nicht unbedingt. Um mögliche Wartephasen zwischen Eingang und Abschluss zu untersuchen, brauchen Unternehmen und Betriebe einen nachvollziehbaren Bearbeitungsverlauf. Dazu gehören dokumentierte Ereignisse mit einer eindeutigen Vorgangszuordnung und passenden Zeitangaben. Anschließend muss fachlich geklärt werden, was zwischen diesen Ereignissen passiert ist.
Die wichtigste Grenze steht damit gleich am Anfang: Ein großer Zeitabstand kann auf eine Wartephase hinweisen. Er beweist weder reine Wartezeit noch deren Ursache.
Warum der aktuelle Status nicht ausreicht
Eine Statusübersicht beschreibt den heutigen Arbeitsstand. Wenn frühere Änderungen nicht erhalten bleiben, lässt sich daraus nicht erkennen, wann ein Vorgang eingegangen ist, zur Prüfung übergeben wurde oder auf eine Rückmeldung wartete.
Auch ein unveränderter Status kann verschiedene Situationen abdecken: Die zuständige Person bearbeitet den Vorgang bereits, eine benötigte Unterlage fehlt oder eine Entscheidung steht aus. Wer diese Situationen unter derselben Bezeichnung führt, kann sie später anhand des Status allein nicht auseinanderhalten.
Mögliche Ursachen für fehlende Transparenz sind deshalb:
- Frühere Statuswechsel werden nicht dokumentiert.
- Übergaben erfolgen per Nachricht, ohne beim Vorgang festgehalten zu werden.
- Verschiedene Anwendungen verwenden unterschiedliche Vorgangskennungen.
- Ein Zeitstempel bezeichnet eine technische Speicherung, obwohl für die Untersuchung der fachliche Bearbeitungsschritt zählt.
Welche dieser Lücken tatsächlich vorliegt, muss am eigenen Ablauf geprüft werden. Eine neue Übersicht allein ergänzt keine fehlende Historie.
Welche Ereignisdaten eine Ablaufanalyse braucht
Microsoft nennt für Power Automate Process Mining eine Vorgangskennung, Aktivitätsnamen und Zeitstempel als Datenanforderungen. Die Dokumentation weist außerdem darauf hin, dass Tabellen mit aktuellen Zuständen nicht zwingend historische Ereignisse enthalten.
Quelle laut bereitgestellter Quellenprüfung: Microsoft Learn, „Prepare processes and data“, Dokumentationsstand 01.09.2026.
Diese Anforderungen gelten für das beschriebene Microsoft-Produkt. Sie sind kein Nachweis für kürzere Durchlaufzeiten. Für einen ersten betrieblichen Prüfschritt empfehlen wir daraus abgeleitet folgende Fragen:
- Vorgangszuordnung: Welche Ereignisse gehören eindeutig zusammen?
- Aktivität: Welcher fachliche Schritt wurde jeweils dokumentiert?
- Zeitangabe: Was bezeichnet der Zeitpunkt genau?
Für die anschließende Einordnung können zusätzlich ein dokumentierter Wartegrund und die zuständige Rolle hilfreich sein. Erfassen Sie dabei nur Angaben, die Sie für die Untersuchung benötigen und verwenden dürfen.
So untersuchen Sie einen abgegrenzten Ablauf
Anfang und Ende festlegen
Wählen Sie einen wiederkehrenden Ablauf aus. Beschreiben Sie, wann er beginnt und welches Ereignis seinen Abschluss kennzeichnet. „Anfrage eingegangen“ und „Anfrage abgeschlossen“ brauchen dabei eine gemeinsame fachliche Bedeutung.
Grenzen Sie außerdem vergleichbare Vorgänge ab. Unterschiedliche Anforderungen oder notwendige externe Rückmeldungen können unterschiedliche Verläufe erklären. Ein pauschaler Vergleich aller Vorgänge kann solche Unterschiede verdecken.
Vorhandene Quellen prüfen
Notieren Sie, wo die Bearbeitung dokumentiert wird: Fachsoftware, Aufgabenliste, Tabelle oder Nachrichtenverlauf. Prüfen Sie, ob diese Quellen frühere Ereignisse enthalten oder nur den aktuellen Stand anzeigen.
Halten Sie fest, wie derselbe Vorgang über die Quellen hinweg erkannt wird. Bleibt die Zuordnung unklar, sollte diese Lücke vor einer zeitlichen Bewertung geklärt werden.
Den Verlauf nachvollziehen
Ordnen Sie die vorhandenen Ereignisse eines Vorgangs zeitlich und fachlich ein. Kennzeichnen Sie fehlende Schritte ausdrücklich. Ein nicht dokumentiertes Ereignis darf nicht als sicher ausgebliebene Bearbeitung behandelt werden.
Prüfen Sie mit den beteiligten Verantwortlichen, ob die Aufzeichnungen den tatsächlichen Ablauf ausreichend wiedergeben. Besonders Übergaben verdienen Aufmerksamkeit: Wann wurde etwas bereitgestellt, und wann konnte die nächste Person damit weiterarbeiten? Den organisatorischen Zusammenhang erläutert unser Beitrag zur Übergabe zwischen Außendienst und Büro.
Zeitabstände fachlich einordnen
Zwischen zwei Ereignissen können aktive Bearbeitung, Liegezeit, arbeitsfreie Zeit und das Warten auf externe Informationen liegen. Ein einzelner Abstand trennt diese Bestandteile nicht automatisch.
Prüfen Sie bei einem auffälligen Abschnitt deshalb:
- War die Aufgabe bereits bearbeitbar oder fehlten Voraussetzungen?
- War eine externe Rückmeldung erforderlich?
- Fiel der Zeitraum außerhalb der vorgesehenen Bearbeitungszeiten?
- Wurde zwischendurch gearbeitet, ohne ein Ereignis zu dokumentieren?
- Gab es eine bewusst vereinbarte Pause?
Wenn Anfang und Ende einer Wartephase dokumentiert sind, lässt sich deren Dauer nachvollziehen. Warum sie entstanden ist und ob sie vermeidbar war, bleibt eine gesonderte fachliche Frage.
Welche Entscheidung aus welchem Befund folgt
Der Verlauf ist lückenhaft: Verbessern Sie zunächst die Dokumentation der relevanten Übergänge. Eine detaillierte Zeitbewertung wäre auf dieser Grundlage möglicherweise irreführend.
Der Verlauf ist vorhanden, die Ereignisse sind aber mehrdeutig: Klären Sie die Bedeutung von Aktivitätsnamen und Zeitstempeln. Ein technischer Änderungszeitpunkt ist nicht automatisch der Beginn oder Abschluss einer fachlichen Aufgabe.
Ein Vorgang wartet nachvollziehbar auf interne Bearbeitung: Prüfen Sie Zuständigkeit, Vertretung, Priorisierung und Übergaberegeln. Ob eine Erinnerung oder Automation hilft, hängt davon ab, ob die nächste Aufgabe eindeutig beschrieben und ausführbar ist.
Ein Vorgang wartet auf notwendige externe Informationen: Prüfen Sie, ob die fehlenden Angaben gezielt angefordert wurden und der nächste Prüftermin feststeht. Eine interne Automation kann die externe Antwort nicht sicherstellen.
Eine Pause ist fachlich vorgesehen: Halten Sie ihren Anlass und die Bedingung für die Fortsetzung fest. Die Pause muss nicht verkürzt werden, nur weil sie in der Auswertung sichtbar ist.
Grenzen der Auswertung
Ereignisdaten zeigen, was aufgezeichnet wurde. Fehlende oder falsch zugeordnete Ereignisse können das Bild verzerren. Deshalb sollten Auffälligkeiten zunächst als Prüfpunkte behandelt werden.
Auch eine korrekt ermittelte Durchlaufzeit entspricht nicht vollständig gebundener Arbeitszeit. Aus ihr lässt sich ohne weitere Daten keine Einsparung berechnen. Der längste Abschnitt ist zudem nicht automatisch der wirtschaftlich wichtigste: Entscheidend sind auch Häufigkeit, Folgen und fachliche Notwendigkeit.
Die Microsoft-Dokumentation beschreibt Datenanforderungen für ein Analyseprodukt. Der hier vorgeschlagene Prüfablauf ist unsere redaktionelle Handlungsempfehlung. Ein konkreter Nutzen für Ihren Betrieb muss anhand des eigenen Ablaufs untersucht werden.
Der nächste Schritt für Ihren Betrieb
Beginnen Sie mit einem abgegrenzten Vorgangstyp. Prüfen Sie, welche Übergänge nachvollziehbar sind, was die Zeitangaben bedeuten und welche Fragen offenbleiben. Daraus ergibt sich, ob zunächst bessere Dokumentation, eine organisatorische Anpassung oder eine weitergehende Analyse sinnvoll ist.
Wenn offene Vorgänge sichtbar sind, ihre Wartephasen aber unklar bleiben, betrachten wir im Entlastungscheck von BK-DIGITAL-PARTNER Ihren Bearbeitungsverlauf und die vorhandenen Zeitangaben. Kostenloses Erstgespräch vereinbaren.
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Mit KI-Unterstützung erstellt und von Malte Koeppen geprüft.